OpenOlitor ist ein Werkzeug, dass euch bei organisatorischen Arbeiten eurer CSA unterstützen soll. Besonders wenn eine CSA viele Mitglieder oder ein ausgeklügeltes Abo-System hat, ev. verbunden mit besonderen Auslieferungen kann die Administration recht aufwendig werden. Hier will OpenOlitor unterstützen.
OpenOlitor ist aber nur ein Werkzeug und ersetzt keinesfalls die eigene Organisation eurer CSA. Daher solltet ihr euch vor der Verwendung der Software über einige Punkte klar sein.
Ablauf
Wie sieht genau der Ablauf in eurer CSA aus?
- Wie kommen neue Abonnenten hinzu?
- Wie sind die Abos organisiert?
- Wie funktioniert die Lieferung?
- Wie funktioniert die Verrechnung?
Dies sind nur einige aber sehr wesentliche Fragen. Entscheidend ist, dass es definiert Abläufe gibt, die nicht allzuviele Varianten haben. Wenn die einzelnen Punkte für jeden Abonnenten individuell definiert und abgewickelt werden (Extremfall) lohnt sich der Einsatz einer IT zur Abwicklung möglicherweise nicht.
Prüft also eure bisherige Abwicklung auf wiederkehrende Regeln und versucht diese in OpenOlitor abzubilden. Dazu steht euch das Testsystem zur Verfügung.
Personen
Speziell bei der Einführung des Systems ist es wichtig, dass klar ist, wer sich mit diesem Thema beschäftigen möchte. Auch hier gibt es den einen oder anderen Punkt, den man unbedingt beachten sollte:
- Die Person(en) sollte(n) die Abläufe in der CSA genau kennen und keine Scheu vor dem Computer haben. Regelorientiertes Denken kann hilfreich sein.
- Die Person(en) sollte(n) selbst Entscheidungen zur ev. notwendigen Änderung in der Organisation treffen können oder diese auf kurzem Weg einholen können.
- Die Person(en) sollten ausreichend Zeit mitbringen. Speziell in der Einführung ist mindestens der doppelte Zeitaufwand im Bezug auf die bisherige Organisation vorzusehen, da das System kennengelernt, eingerichtet und geprüft werden muß. Eine doppelte Führung (altes/neues System) wird über einen bestimmten Zeitraum nützlich sein.
- Die Person(en) sollten in der Einführungsphase kontinuierlich verfügbar sein. Die Einarbeitung anderer Personen ist wichtig, in der Einführungsphase sollte jedoch eine, max. zwei Personen als permanente Ansprechpartner zur Verfügung stehen.
- Eine Dokumentation der Abläufe ist für den eigenen Gebrauch aber auch für die Weitergabe des Wissens bei der Einführung anderer Personen in das System hilfreich. Bedenken Sie, dass wir nur über die Funktionen des Systems Auskunft geben können, aber nicht darüber, wie das System in eurer CSA genutzt werden will!